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如何设计并推进一个新流程

一、计划 (Plan)

写大纲

按照5w1h 的方法来写大纲,详见 [写sop & 操作性文档模板]

自己测试

  • 画出流程图
  • 自己按照流程图实际预演一遍
  • 如果可以自己现行测试的,应该自己测试一下

补充细节

  • 应该有一个主流程以及每个角色应该做什么
  • 如果只有一个主流程,大家还是会遗漏“我”应该做什么

二、推进流程 (Do)

开讨论会

  • 每次讨论会应小于等于 6个人,不然会无限拖延会议时间。
  • 如果超过6个人可以根据流程将与会人员分为几个群体开不同重点的讨论会(e.g. 研发,客服,运营)
  • 理论上新流程涉及到的每个人都应该参会,如果不参会,应该由主管传达,如果是复杂流程建议每个人参会。
  • 讨论会时间应该少于45分钟,由主持人花5-10分钟讲新的流程,5分钟留给大家看补充材料,剩下的时间留给提问和讨论。
  • 主持人应该引导流程,避免偏题,如果有偏离的情况可以善意提醒“这个提议很好,我们先记录下来,下次我们可以讨论,本次我们还是把重点放在xxx”

完善流程

根据大家的建立,完善流程文档

三、检查(Check)

检查流程的关键点

关键点即容易出错的点

为流程涉及的每个人设定 checklist

推荐使用 tower

事后了解每个人的使用情况

可以和相关人员聊聊看

四、 复盘(Action)

看看下次怎样会做的更好

通过 AAR 复盘本次流程设计及推进的过程,看看下次怎样做的更好。

案例一:新功能产品组和客服对接内容(会议记录)

一、上线前的 Onboarding 测试

产品组的工作:

确保产品是最后一轮 Onboarding,不会有大的规则变动,再安排客服组参与测试

客服组的工作:

  • 客服主管和每一位客服参与上线前的最后一轮 Onboarding
  • 从用户角度了解功能、规则的变化,以及尝试解读产品规则以解答用户会问的问题

二、上线前的培训

产品组的工作:

  • 补充产品规则文档,见:WIKI
    • 目前已完成借贷功能 wiki。后续会把其他功能补充上
  • 准备新功能的培训内容并整理成文档,包括但不限于:
    • 上线的时间点
    • 上线过程中、上线后会发生什么事情
    • 上线后用户可能会有什么问题以及这些问题如何回答
    • 后台功能如何操作、谁有权限操作、操作的流程
    • 发现技术问题如何反馈给产品组

客服组的工作:

  • 客服主管以及值班客服参与 Zoom 远程培训
    • 了解新功能上线的时间安排以及后台功能操作的注意事项
    • 了解新功能容易让用户爆炸的点及对策
    • 提出产品组没有设想到的用户问题,并请产品组给出解决方案
    • 客服主管把培训内容传达给没有值班的客服组成员

三、上线过程中/上线后的跟进回报

产品组的工作:

  • 上线前开好新功能用户反馈母票,并在客服频道通知客服:有问题在母票下开票并发链接到频道中
  • 在客服频道通报当前部署的情况,以及可能会出现的问题(例如500、某些功能暂时无法访问等)
  • 及时关注客服前线的动态,是否有客服/用户回报的紧急问题需要立刻处理
  • 如果需求变更,更新规则文档

客服组的工作:

  • 紧急技术问题直接在 Slack 频道里问/回报,不要私聊
  • 出现用户无法提币、无法交易等影响用户的钱的问题,不论是一个用户还是多个用户,都要立刻通知产品组在3小时内解决
  • 开票记录用户提出的需求和 Bug 回报