[Blog] Accompagnement alternants - Ep 3

content/blog/elao/alternants/accompagnement-alternants-episode-3.md

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+title: '[Épisode 3/5] On suit son développement et on prépare la suite'
+date: '2025-01-15' # Au format YYYY-MM-DD
+lastModified: ~ # À utiliser pour indiquer explicitement qu'un article à été mis à jour
+description: ''
+authors: [equentin] # multiple acceptés
+tableOfContent: false # `true` pour activer ou `3` pour lister les titres sur 3 niveaux.
+tags: [elao, team, alternance]
+thumbnail: content/images/blog/2024/alternants/episode3.jpg
+#banner: content/images/blog/interviews/banners/trame-itw.jpg # Uniquement si différent de la minitature (thumbnail)
+#credit: { name: 'Thomas Jarrand', url: 'https://unsplash.com/@tom32i' } # Pour créditer la photo utilisée en miniature
+#tweetId: ~ # Ajouter l'id du Tweet après publication.
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+!!! note
+Pour rattraper ou relire notre premier épisode, c’est par [ici](./accompagnement-alternants-episode-1.md) (sinon vous
+risquez d’être perdus🙃).
+
+Notre alternante est arrivé·e depuis quelques semaines, il/elle prend ses marques et du côté des tuteur·rices on prépare
+les grandes phases du suivi tout au long de l’année sans oublier d’anticiper la suite (la fin de l’alternance et/ou le
+début d’un nouveau cycle).
+
+## Le suivi
+
+Le suivi des alternances a été le point central pour répondre à ce besoin de cadrage et d’accompagnement.
+
+Tout d’abord, nous laissons notre nouvel·lle arrivant·e s’adapter à son environnement après son premier jour au sein de
+l’agence, mais nous faisons un point en fin de semaine afin de prendre en considération ses premières impressions :
+est-ce que cette première semaine s’est bien déroulée ? Est-ce qu’il/elle commence à te sentir plus à l’aise ? Est-ce
+que son intégration se passe bien ? A-t-il/elle des retours à nous faire ? etc.
+L’idée est de pouvoir prendre la température, valoriser ce qui semble bien fonctionner et être capables de **réagir**
+rapidement si un problème se fait ressentir.
+
+Ensuite, nous proposons un **second échange** à la fin du premier mois. Ce dernier a pour but de faire le point sur son
+rapport d’étonnement et sur les autres documents qu’il aura pu remplir (le test de Kolb, les facteurs de motivation).
+
+Après ce deuxième échange, commencent les **entretiens de suivi** qui ont lieu tous les **2 mois**. Ces entretiens de
+suivi ont la même structure et reposent sur un document composé comme suit :
+
+- Un premier onglet général qui va nous permettre d’avoir une vue d’ensemble des retours de l’alternant avec un tableau
+  récapitulatif.
+- Un second onglet qui nous donne une vue générale sous forme de graph dynamiques.
+- Un onglet par entretien de suivi dans lequel il répond à des questions récurrentes via un système de notation (via une
+  météo, des chiffres, des niveaux de satisfaction) et à des questions que nous préparons en amont, en lien avec sa
+  formation.
+
+Le but est de remplir ce document avec le tutoré, c’est pourquoi il est projeté lors de l’entretien de suivi, afin que
+l’ensemble des participants de cette réunion puisse voir les mêmes informations.
+
+<figure>
+    <img src="content/images/blog/2024/alternants/capture-onglet-vue-ensemble.png" alt="capture de l'onglet vue d'ensemble">
+    <figcaption>
+        <span class="figure__legend">Capture de l'onglet général avec la vue d'ensemble</span>
+    </figcaption>
+</figure>
+
+<figure>
+    <img src="content/images/blog/2024/alternants/capture-onglet-synthese.png" alt="capture de l'onglet synthèse">
+    <figcaption>
+        <span class="figure__legend">Capture de l'onglet de synthèse sous forme de graphs</span>
+    </figcaption>
+</figure>
+
+Vous l’aurez compris, l’objectif de ces suivis est de s’assurer que l’alternant se sente en phase avec ses missions, à
+l’aise au sein de l’agence et que l’on réponde bien à ses attentes. C’est donc à nous, accompagnant, de veiller à faire
+remonter les **points de frictions** éventuels afin qu’ils puissent être résolus et que la situation ne se dégrade
+davantage. C’est également l’occasion de noter les bonnes pratiques et les valoriser.
+Pour cela, lorsque nous avons fait passer les entretiens de suivi pour l’ensemble de nos alternants, nous faisons un
+point auprès de la Direction afin de leur faire remonter les **sujets notables**, les points de vigilance et de définir,
+le cas échéant, des **actions** à mettre en place.
+
+## Fin de cycle
+
+Durant ces suivis, si l’alternant.e est en dernière année avant une éventuelle embauche, nous veillons à ce qu'il/elle
+ait des échanges réguliers avec la Direction pour aborder ce sujet en amont.
+
+Lorsque la fin du cycle approche, nous préparons un **entretien de fin de cycle**. Ce dernier a pour but de clôturer le
+cycle en cours. Il peut donc avoir 3 objectifs différents :
+
+- Si l’alternant·e reste pour une année supplémentaire d’alternance, cet entretien permettra de **préparer le second
+  cycle**.
+- Si l’alternant·e termine son contrat d’alternance et souhaite continuer au sein de l'agence, cet entretien marquera la
+  fin de son parcours en tant qu'alternant et servira à **préparer sa transition** vers un statut d’**employé.e à temps
+  plein** au sein de l’agence.
+- Si l’alternant·e termine son contrat d’alternance et ne souhaite pas rester au sein de l’agence, cet entretien
+  permettra de mettre un point final à son alternance chez Elao, de récupérer ses **feedbacks** et de lui transmettre
+  les nôtres afin qu’il/elle puisse avoir tout le **bagage** nécessaire pour sa **nouvelle expérience professionnelle**.
+
+Dans tous les cas, afin de préparer cet entretien de fin de cycle, nous avons conçu plusieurs supports :
+
+- Un premier document que nous transmettons à notre alternant·e et qu’il/elle devra compléter pour l’entretien. Ce
+  support permet non seulement de faire un point sur l’année écoulée mais également de prendre du recul sur son *
+  *savoir-faire** et **savoir-être**.
+  On lui demande entre autre  :
+    - quelles sont les compétences qu’il/elle a acquises durant cette année
+    - quels sont les logiciels/techno qu’il/elle maîtrise
+    - quelles ont été les difficultés rencontrées
+    - comment il/elle se situe sur une liste de soft skils
+    - comment s’est passée son intégration au sein de l’agence
+    - quels axes d’amélioration pourrait-il/elle nous suggérer
+    - son avis sur l’accompagnement de son alternance
+    - l’ambiance au sein de l’agence, sa relation avec son/ses tuteur·s
+      On lui demande également de choisir un TOP et un FLOP afin de clôturer ce document.
+
+
+- Du côté des tuteurs, un support est également mis en place pour fournir un retour à l'alternant. Nous partageons
+  d'abord un feedback à la fois général et personnalisé, puis nous complétons le tableau des **soft skills** pour
+  comparer nos évaluations. Cela permet souvent de mettre en évidence les écarts entre l'image que l'alternant a de
+  lui-même et celle perçue par les autres.
+  Dans le cadre d’une fin d'alternance, nous recueillons les retours de plusieurs collègues via un document structuré
+  afin de lui transmettre des **conseils et encouragements** pour la suite.
+
+<figure>
+    <img src="content/images/blog/2024/alternants/capture-temoignages.png" alt="capture de témoignages des collaborateurs">
+    <figcaption>
+        <span class="figure__legend">Capture extraite de la présentation lors de l'entretien de fin d'alternance reprenant les encouragements transmis par les collaborateurs</span>
+    </figcaption>
+</figure>
+
+- Enfin, nous accompagnons cet entretien d’une présentation reprenant les grands pans que nous allons aborder et la *
+  *synthèse** du suivi de l’année.
+
+## On résume ?
+
+À travers ces trois épisodes, nous avons évoqué beaucoup d'étapes et de documents, voici un visuel récapitulatif pour
+vous y retrouver.
+
+<figure>
+    <img src="content/images/blog/2024/alternants/capture-resumer.png" alt="capture résumant les phases">
+    <figcaption>
+        <span class="figure__legend">Visuel résumant les phases de l'accompagnement</span>
+    </figcaption>
+</figure>
+
+
+Voilà ! Nous vous avons partagé l’ensemble de notre processus d’accompagnement.😀
+Dans le prochain épisode, il sera l’heure de faire le bilan de cette expérience !