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[Blog] Accompagnement alternants - Ep 2
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content/blog/elao/alternants/accompagnement-alternants-episode-2.md
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Original file line number | Diff line number | Diff line change |
---|---|---|
@@ -0,0 +1,126 @@ | ||
--- | ||
title: '[Épisode 2/5] Notre alternant·e arrive : on prépare et on accueille' | ||
date: '2024-12-11' # Au format YYYY-MM-DD | ||
lastModified: ~ # À utiliser pour indiquer explicitement qu'un article à été mis à jour | ||
description: '' | ||
authors: [equentin] # multiple acceptés | ||
tableOfContent: false # `true` pour activer ou `3` pour lister les titres sur 3 niveaux. | ||
tags: [elao, team, alternance] | ||
thumbnail: content/images/blog/2024/alternants/episode2.jpg | ||
thumbnailResizeOptions: | ||
article_thumbnail.md: | ||
fit: fill | ||
bg: F9DFDE | ||
article_thumbnail.lg: | ||
fit: fill | ||
bg: F9DFDE | ||
#credit: { name: 'Thomas Jarrand', url: 'https://unsplash.com/@tom32i' } # Pour créditer la photo utilisée en miniature | ||
#tweetId: ~ # Ajouter l'id du Tweet après publication. | ||
--- | ||
|
||
!!! note "Cette article fait partie d'une série de 5 épisodes" | ||
Pour rattraper ou relire notre premier épisode, c’est par [ici](./accompagnement-alternants-episode-1.md) | ||
(sinon vous risquez d’être perdus 🙃). | ||
|
||
Après le constat, c’est désormais l’heure de la préparation. Lors de notre travail sur la restructuration de | ||
l’accompagnement d’un alternant au sein de l’agence, nous avons repensé l’ensemble du processus, de l’arrivée jusqu’au | ||
dernier jour. Mais avant d'accueillir un nouveau collaborateur, il est essentiel de préparer efficacement son arrivée. | ||
|
||
## Une bonne préparation | ||
|
||
Afin de vous exposer notre processus, nous allons partir du tout début d’un accompagnement : l’arrivée du/de la tutoré·e | ||
au sein de l’agence. | ||
Ce premier moment, son onboarding, est charnière. Il représente les premiers jours du/de la tutoré·e, son **adaptation** | ||
au nouvel environnement qu’est l’entreprise, et parfois même une de ses première expérience professionnelle. Pour nous, | ||
il est donc primordial de bien préparer son arrivée afin qu’il/elle se sente le plus à l’aise possible. | ||
Pour cela : | ||
|
||
- Nous lui transmettons en amont (quelques jours/semaines) le **livret d’accueil** de l’entreprise. Cela lui donne | ||
l'occasion de commencer à se familiariser avec l’environnement de l’agence. | ||
- Nous préparons son **entretien d’accueil**, qui aura lieu le premier jour. Cet entretien d’accueil a pour but de lui | ||
transmettre un maximum d'informations sur l’entreprise, le **déroulement** de son tutorat et **l’organisation** de sa | ||
première semaine. | ||
- Les outils que nous utilisons : | ||
- Un support de présentation qui lui sera projeté lors de l’entretien d’accueil. | ||
- Des documents qu’il pourra remplir comprenant : | ||
- Un document lui permettant de définir ses 3 facteurs de **motivations** et de démotivation au sein d’une | ||
entreprise. | ||
- Le **test de Kolb** qui lui apportera une réflexion sur la méthodologie d’apprentissage qui lui | ||
correspondra le mieux. | ||
- Un **rapport d’étonnement** qu’il pourra nous transmettre quelques semaines après son arrivée, afin de | ||
nous donner du feedback sur son accueil, ses missions, l’ambiance etc. C’est ainsi une excellente nouvelle | ||
occasion pour nous de nous améliorer ! Les points notables seront ainsi remontés à la direction ou aux | ||
personnes concernées, en fonction du sujet évoqué, afin de faire évoluer notre fonctionnement. | ||
|
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<figure> | ||
<img src="content/images/blog/2024/alternants/doc-12-facteurs.png" alt="document 12 facteurs"> | ||
<figcaption> | ||
<span class="figure__legend">Capture du fichier des 12 facteurs de motivation</span> | ||
</figcaption> | ||
</figure> | ||
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<figure> | ||
<img src="content/images/blog/2024/alternants/doc-rapport-etonnement.png" alt="document rapport étonnement"> | ||
<figcaption> | ||
<span class="figure__legend">Capture du fichier du rapport d'étonnement</span> | ||
</figcaption> | ||
</figure> | ||
|
||
- Nous préparons également tous les **documents** nécessaires à son suivi : | ||
- On lui crée un **dossier dans le Drive** que l’on structure en fonction des grandes phases de son suivi. | ||
- On crée le **fichier de suivi** qui l’accompagnera tout au long de l’année (on y reviendra un peu plus tard). | ||
|
||
- Nous réalisons un entretien avec la personne référente de son tutorat afin de bien définir ses **missions**, qui lui | ||
seront présentées lors de l’entretien d’accueil. | ||
- Nous **planifions** sa première semaine, en lui ajoutant directement dans son calendrier des premiers rendez-vous | ||
comme la présentation RH, la présentation commerciale, l’explication de certains projets en cours, la stratégie de | ||
communication. Pour cela, nous nous accordons avec les différents collaborateurs qui interviennent sur ces sujets, | ||
afin de fixer ces échanges dans le calendrier de chacun. | ||
|
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<figure> | ||
<img src="content/images/blog/2024/alternants/capture-planning.jpg" alt="capture planning type"> | ||
<figcaption> | ||
<span class="figure__legend">Calendrier de l'alternant accessible sur son Calendar Gmail</span> | ||
</figcaption> | ||
</figure> | ||
|
||
- Également, nous ajoutons dans son calendrier, en prenant en considération son rythme école/entreprise, l’ensemble des | ||
**rendez-vous de suivi** qui auront lieu tout au long de l’année. | ||
- Enfin, une fois que l’on a anticipé tous les sujets, nous lui envoyons un mail pour lui indiquer l’heure à laquelle | ||
nous l’attendons lors de son premier jour et pour lui transmettre le déroulé de ce dernier. Ainsi, l’alternant·e a | ||
toutes les informations nécessaires pour appréhender sereinement sa première journée. | ||
|
||
La préparation est finalisée, tous les feux sont au vert 🚦 pour accueillir notre nouveau·elle collaborateur·rice ! | ||
|
||
## L'accueil | ||
|
||
Nous accueillons les nouveaux alternants via le même processus que n’importe quel nouveau collaborateur. Nous prévoyons | ||
un **petit déjeuner de bienvenue** en faisant en sorte qu’un maximum de personnes de l’équipe puisse être présentes. | ||
C’est l’occasion pour le/la nouvel·lle arrivant·e de commencer à se familiariser avec tous les visages dans une | ||
atmosphère détendue. | ||
|
||
En parallèle, notre Office Manager, Océane, prépare son **poste de travail** avec les indispensables : | ||
ordinateur/chargeur. Mais pas que ! Nous avons un kit de bienvenue comprenant : un carnet, un stylo, un petit cadre | ||
photo dans lequel se trouve son avatar, un mug et un tee-shirt. Après le petit déjeuner de bienvenue, nous lui | ||
présentons son espace de travail afin qu’il/elle puisse avoir un repère, un endroit qui lui est entièrement dédié. | ||
|
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<figure> | ||
<img src="content/images/blog/2024/alternants/pack-bienvenue.jpg" alt="photo pack de bienvenue"> | ||
<figcaption> | ||
<span class="figure__legend">Présentation du pack de bienvenue</span> | ||
</figcaption> | ||
</figure> | ||
|
||
C’est ensuite à Arthur et moi-même d’entrer en action, pour réaliser l’entretien d’accueil évoqué plus haut. | ||
Après cet entretien, il peut suivre son planning avec les quelques rendez-vous de prévus et prendre un moment pour | ||
avancer sur les premières tâches confiées. Généralement, nous proposons à l’alternant de rédiger une courte fiche de | ||
présentation afin d’ajouter son **profil** au site de l’agence (exemple [**ici**](../../../member/lasse.yaml)), | ||
de remplir les documents que nous lui avons transmis lors de l’entretien d’accueil, et de commencer à répondre à une | ||
**interview** (exemple [**ici**](./../emmanuelle-alternante-direction-artistique.md)</a>). | ||
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Vous l’aurez compris, une préparation structurée facilite le bon déroulement de la phase d’accueil, plaçant ainsi le/la | ||
collaborateur·rice dans des conditions optimales. | ||
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Vous découvrirez dans le prochain épisode, les grandes étapes du suivi, son organisation, son support et la | ||
structuration de la fin d’un cycle. | ||
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