- De partijraad komt tenminste vier keer per jaar en verder zo vaak het bestuur en/of de raad dit wenselijk acht samen op een partijraadsvergadering.
- Tenminste vier partijraadsvergaderingen per jaar vinden fysiek plaats, tenzij zwaarwegende omstandigheden, zoals de volksgezondheid, dit onmogelijk of onwenselijk maken.
- Leden van de partijraad kunnen eventuele reiskosten naar partijraadsvergaderingen, binnen de grenzen van de redelijkheid, vergoed krijgen.
- Partijraadsleden wordt altijd de mogelijkheid geboden vergaderingen digitaal volwaardig bij te wonen.
- Partijraadsvergaderingen worden gefaciliteerd door het partijbureau.
- De vergaderingen van de partijraad van Bij1 zijn openbaar voor alle partijleden, tenzij de partijraad anders besluit.
- Het partijbureau faciliteert de praktische zaken omtrent openbaarheid van de vergaderingen, zowel van digitale als fysieke en hybride vergaderingen.
- Vertrouwelijke informatie en documenten waarover geheimhouding is afgesproken worden alleen besproken in besloten vergaderingen of delen van de vergadering die besloten zijn.
- De datum van een geplande partijraadsvergadering wordt tegelijk met de uitnodiging openbaar gemaakt aan de leden van BIJ1.
- Partijleden kunnen verdere informatie, zoals tijd en locatie, opvragen bij het partijbureau.
- Het tot stand komen van de agenda van de vergadering van de partijraad is beschreven in het Huishoudelijk Reglement.
- De uitnodiging, de agenda en de daarvoor in aanmerking komende op de agenda betrekking hebbende stukken worden door het partijbureau op tijd aan de leden van de partijraad toegezonden. Richtlijn is ten minste tien dagen voor de vergadering waarin de behandeling plaatsvindt.
- Indien er stukken zijn die omwille van de privacy, veiligheid of andere zwaarwegende redenen niet verstuurd kunnen worden naar de leden van de partijraad, worden deze stukken ter inzage gelegd op één of meerdere locaties, waarbij zo veel mogelijk rekening wordt gehouden met de bereikbaarheid voor alle leden van de partijraad.
- Onmiddellijk na binnenkomst tekent ieder aanwezig lid de presentielijst die wordt bijgehouden door de als secretaris optredende vertegenwoordiger van het partijbureau (hierna genoemd als secretaris). De secretaris schrijft de naam van eventuele digitaal aanwezige leden bij.
- Tot het moment dat de leden een voorzitter uit hun midden gekozen hebben, treed de secretaris op als tijdelijke voorzitter. De taak en bevoegdheid van de secretaris in hun rol als tijdelijke voorzitter is enkel het faciliteren van de verkiezing van een voorzitter door de leden van de partijraad.
- De vergadering wordt op de vastgestelde tijd door de voorzitter geopend.
- Indien op of kort na het tijdstip waarop de vergadering van de partijraad, overeenkomstig artikel 2, zou beginnen, uit de presentielijst blijkt dat niet tenminste de helft van het aantal leden van de partijraad aanwezig is leest de voorzitter de namen van de afwezige leden op.
- In het derde lid bedoelde geval en in andere buitengewone gevallen is raad bevoegd het startmoment van de vergadering nader vast te stellen.
- Indien op of kort na het tijdstip waarop de vergadering van de partijraad, overeenkomstig artikel 2 danwel artikel 6 lid 4, zou beginnen, uit de presentielijst blijkt dat niet tenminste een kwart van het aantal leden van de partijraad aanwezig is sluit de voorzitter de vergadering.
- Indien op of kort na het tijdstip waarop de vergadering van de partijraad, overeenkomstig artikel 2 danwel artikel 6 lid 4, zou beginnen, uit de presentielijst blijkt dat niet tenminste de helft maar wel meer dan een kwart van het aantal leden van de partijraad aanwezig is stemmen de aanwezige leden met een eenvoudige meerderheid of de vergadering voortgang heeft of sluit.
- Indien een lid de vergadering vóór de sluiting verlaat, dan stelt dit lid de voorzitter hiervan in kennis. De voorzitter stelt hiervan vervolgens de raad in kennis.
- Indien door het voortijdig verlaten van de vergadering door een partijraadslid het quorum zoals bedoeld in 4, 5, 6, en 7 vervalt, dan treden de procedures die in deze leden worden beschreven niet in werking.
-
Tot de taken van de voorzitter behoren:
- het leiden van de vergadering;
- het handhaven van de vergaderorde;
- het vaststellen van de uitslag van stemmingen;
- het schorsen van de vergadering;
- Het openen en sluiten van de vergadering
Een afgevaardigde van het partijbureau functioneert als secretaris. Bij alle vergaderingen van de partijraad is een secretaris aanwezig. De secretaris is onder andere verantwoordelijk voor het opstellen van de notulen.
De partijraad stelt uit haar midden een raadscontactcommissie samen of verkiest uit haar midden een raadscontactpersoon die tussen de vergaderingen kan functioneren als aanspreekpunt voor het partijbestuur en het partijbureau en kan bijdragen aan onder andere de praktische organisatie van de vergaderingen en de communicatie tussen de raad en andere partijorganen. Deze raadscontactcommissie of raadscontactpersoon heeft geen andere autoriteit of macht dan ieder ander lid van de partijraad, en heeft enkel een faciliterende rol.
-
In de notulen moet in ieder geval opgenomen worden:
- de agenda zoals deze is vastgesteld door de vergadering;
- de namen van de leden die aanwezig zijn en van de leden die afwezig zijn;
- de naam van de gekozen voorzitter;
- de naam van de door het partijbureau afgevaardigde secretaris;
- de namen en hoedanigheid van anderen die aanwezig zijn met het doel om deel te nemen aan de beraadslagingen, ongeacht of zij daadwerkelijk deelnemen aan de beraadslaging;
- een beknopte opgave van de inhoud van de ingekomen stukken en gedane mededelingen;
- een omschrijving van de gedane voorstellen en kennisgevingen;
- een weergave van de gevoerde beraadslagingen en gemaakte opmerkingen;
- de uitslag van de gehouden stemmingen met vermelding van de namen van de leden die bij mondelinge hoofdelijke stemmingen zich voor of tegen verklaarden of de vermelding dat het besluit werd genomen zonder hoofdelijke stemming, waarbij van de leden die daartoe de wens te kennen hebben gegeven aantekening wordt gemaakt, dat zij geacht worden voor- of tegen te hebben gestemd;
- de inhoud van eventuele stemverklaringen;
- de inhoud van de genomen besluiten;
- de inhoud van eventuele door het partijbestuur in de partijraad gedane mondelinge beantwoording- of toelichting van schriftelijke of mondelinge vragen van de partijraad of partijraadsleden.
- de in de vergadering gedane toezeggingen en de termijn waarop is toegezegd deze ten uitvoer te brengen.
-
Bij de notulen kunnen bijlagen worden toegevoegd. Deze bijlagen bevatten in ieder geval
- De lijst van ingekomen en in de vergadering behandelde stukken.
- Alle ingekomen stukken.
- Alle in de vergadering behandelde stukken.
- De notulen van eventuele partijraadscommissies.
-
De notulen en de bijlagen worden zo spoedig mogelijk na de vergadering aan alle partijraadsleden toegezonden. Hierbij wordt door de secretaris gemotiveerd aangegeven welke delen van de notulen en de bijlagen hen niet wil verstrekken aan alle partijleden, maar besloten wil houden.
-
Na toezending hebben raadsleden 3 dagen de mogelijkheid om schriftelijk aan de secretaris kenbaar te maken of de notulen en de bijlagen in hun ogen ontbrekende en/of onjuiste elementen bevatten, en of er delen van de notulen en bijlagen zijn die in hun ogen wel of juist niet openbaar zouden moeten zijn. Indien geen van de raadsleden binnen 3 dagen na toezending van de herziene notulen bezwaar aantekent worden de notulen en de bijlagen geacht te zijn aangenomen. De secretaris zendt de raad hierna zo spoedig mogelijk herziene notulen en bijlagen toe, of motiveert waarom de eerder toegezonden notulen in hun ogen volledig en correct zijn en hun oordeel over het al dan niet besloten houden van delen van de notulen en bijlagen correct is.
-
Indien geen van de raadsleden binnen 3 dagen na toezending van de herziene notulen bezwaar aantekent worden de notulen en de bijlagen geacht te zijn aangenomen. Indien een of meerdere raadsleden bezwaar aantekenen worden de notulen en de bijlagen op de eerstvolgende partijraadsvergadering behandeld en in stemming gebracht. Notulen en de bijlagen behorende bij een besloten vergadering of bij een besloten deel van de vergadering worden in een besloten deel van een vergadering behandeld.
-
Aangenomen notulen en de bijlagen worden de secretaris en de gekozen voorzitter van de in de notulen beschreven vergadering ondertekend.
- Alle aan de partijraad toegekomen stukken worden op een lijst geplaatst die met de uitnodiging ex artikel 5 aan de partijraadsleden wordt toegezonden.
- Aan de partijraad toegekomen stukken worden door de partijraad ter vergadering ter kennisneming aangenomen.
- Ieder aanwezig lid van de partijraad heeft het recht tijdens de vergadering ten aanzien van de op de agenda geplaatste onderwerpen moties in te dienen en in stemming te brengen.
- Ieder aanwezig lid van de partijraad heeft het recht in de vergadering moties in te dienen over andere onderwerpen dan op de agenda is vermeld en in stemming te brengen.
- Ieder aanwezig lid van de partijraad heeft het recht tijdens de vergadering ten aanzien van de op de agenda geplaatste onderwerpen voorstellen te doen.
- Ieder aanwezig lid van de partijraad heeft het recht in de vergadering voorstellen te doen over andere onderwerpen dan op de agenda is vermeld.
- Indien de partijraad over de in lid 3 en 4 bedoelde voorstellen niet onmiddellijk beslist, vindt de beslissing zoveel mogelijk in de daarna volgende vergadering plaats.
- Ieder lid heeft tijdens de vergadering op ieder moment het recht voorstellen over de orde van de vergadering te doen en in stemming te brengen.
- Partijraadsleden kunnen derden uitnodigen deel te nemen aan de beraadslagingen of deel van de beraadslagingen. De partijraad bepaalt ter vergadering met een eenvoudige meerderheid van stemmen of een genodigde derde wordt toegelaten tot de beraadslagingen of een deel van de beraadslagingen. Uitgenodigde en toegelaten derden die geen lid zijn van de partijraad geen stemrecht, noch hebben zij het recht om voorstellen te doen of moties of ordemoties in te dienen.
- De beraadslaging over voorstellen, moties en amendementen, die in onderdelen of artikelen zijn gesplitst, gebeurt zo nodig over het voorstel in het algemeen en vervolgens over de onderdelen of artikelen.
- De beraadslaging wordt gehouden in twee instanties tenzij de voorzitter van de vergadering, gehoord de vergadering, anders beslist.
- Een lid dat in tweede instantie voor de eerste maal het woord voert, wordt geacht voor de tweede maal over hetzelfde onderwerp te spreken.
- Het bepaalde in de lid 3 en 4 is niet van toepassing op de voorzitter van de vergadering.
- De voorzitter van de vergadering kan, de partijraad gehoord, besluiten de spreektijd van de leden te beperken.
- Eventuele beperkingen aan de spreektijd gelden niet voor de voorzitter van de vergadering en voor het bij het onderwerp dat besproken wordt betrokken lid of de bij het onderwerp dat besproken wordt betrokken derde.
- De voorzitter kan een interruptie uitdrukkelijk of stilzwijgend toelaten.
- Zodra een eventueel voor de spreker gestelde spreektijd, zoals beschreven in lid 6, is verstreken, moet deze op uitnodiging van de voorzitter van de vergadering direct de bijdrage beëindigen.
- De voorzitter van de vergadering, het betrokken lid van de partijraad of degene die een voorstel heeft gedaan, beantwoordt (zowel in eerste als in latere instanties), nadat de verschillende sprekers en alle leden die dat wensen, het woord hebben gevoerd over het aan de orde zijnde onderwerp, tenzij de voorzitter, gehorende de vergadering, anders bepaalt.
- Bij het nemen van besluiten heeft ieder aanwezig lid van de partijraad een (1) stem.
- Leden die niet bij een vergadering aanwezig kunnen zijn, hebben het recht een ander lid te machtigen om namens hen te stemmen. Hiervoor moet een schriftelijke machtiging opgesteld worden door het afwezige lid dat het gemachtigde lid bij zich moet hebben op de vergadering. Een lid mag namens maximaal 1 ander lid een stem uitbrengen.
- De besluitvorming vindt in de regel plaats bij een simpele meerderheid van stemmen van zowel de gewone partijraadsleden als de partijraadsleden die afgevaardigd zijn door de afdelingen, tenzij in de statuten, het huishoudelijk reglement of in dit Reglement van Orde anders is bepaald.
- Besluitvorming bij acclamatie is mogelijk, indien geen van de aanwezige stemgerechtigden hier bezwaar tegen heeft.
- Elk lid is bevoegd voordat tot stemming wordt overgegaan een stemverklaring af te leggen.
- Mondeling stemming gebeurt door de leden naar hun volgorde op de presentielijst.
- Een lid brengt bij mondelinge stemmingen de stem uit met het woord "voor" of "tegen" zonder enige bijvoeging.
- Indien een of meerdere leden digitaal aanwezig zijn en een van hen dit wenselijk acht wordt de mogelijkheid voor digitaal stemmen geboden.
- Wanneer bij de eerste stemming de stemmen staken, wordt tot een herstemming overgegaan.
- Indien ook bij herstemming de stemmen staken, stemt het partijbestuur met 1 stem mee.
- Indien geen stemming wordt gevraagd kunnen één of meer leden aantekening wensen dat zij geacht worden voor- of tegen te hebben gestemd.
- De stemming vindt achtereenvolgens plaats over subamendementen, amendementen en voorstellen met dien verstande dat over subamendementen, amendementen en voorstellen met de verste strekking het eerst wordt gestemd.
- Wordt een voorstel van verdere strekking aangenomen, dan vervallen de minder ver strekkende voorstellen.
- Stemming over personen vindt schriftelijk of digitaal plaats, waarbij het stemgeheim wordt gewaarborgd.
- Middels een ordevoorstel kan de vergadering besluiten de vergadering of een gedeelte van de vergadering besloten te voeren, wanneer zij daartoe zwaarwegende redenen ziet.
- Op een besloten vergadering of een besloten gedeelte van de vergadering zijn de bepalingen van dit reglement van toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.
- De partijraad is bevoegd te besluiten een vergadering digitaal te voeren.
- Indien door technische redenen een partijraadslid onverhoopt niet in staat is mondeling een stem uit te brengen, gaat de voorzitter van de vergadering door naar het volgende partijraadslid.
- Nadat alle andere aanwezige partijraadsleden gevraagd zijn hun mondelinge stem uit te brengen controleert de voorzitter of de technische problemen bij het lid dat nog geen stem heeft uitgebracht of de leden die nog geen stem hebben uitgebracht, maar wel deelnam aan de vergadering, zijn verholpen. Indien de technische problemen zijn verholpen, krijgt het lid of de leden nogmaals de kans mondeling een stem uit te brengen.
- Indien in het in lid 2 bedoelde geval de technische problemen nog niet zijn verholpen, en de stem van het lid of de leden niet doorslaggevend kan zijn, wordt de stemming gesloten en de uitslag vastgelegd. Zo snel mogelijk na de stemming krijgt het lid of de leden de kans aan te geven hoe ze willen worden geacht gestemd te hebben.
- Indien de stem van een lid of de leden die door een technische storing, zoals bedoeld in lid 2 en 3, wel doorslaggevend kan zijn wordt de stemming van onwaarde geacht en wordt het besluit op de eerstvolgende vergadering of op een moment voor de eerstvolgende partijraadsvergadering via een schriftelijke consultatie als bedoeld in artikel 25, van dit reglement, opnieuw in stemming gebracht.
- Indien een lid van de partijraad inlichtingen wenst van het partijbestuur of van een lid van het partijbestuur over een onderwerp in een vergadering van de partijraad, dient het lid daartoe ten minste drie dagen vóór aanvang van de vergadering een verzoek via het partijbureau of de bestuurssecretaris in.
- Bij spoedeisende gevallen dient het verzoek, onder vermelding van het onderwerp, ten minste 24 uur voor de aanvang van de vergadering via het partijbureau of de partijsecretaris te worden ingediend.
- De inlichtingen worden in de eerste vergadering na het indienen van het verzoek verstrekt. Indien dit niet mogelijk is motiveert het partijbestuur of het partijbestuurslid waarom dit niet mogelijk is, en worden de inlichtingen zo snel mogelijk en binnen een op de vergadering overeengekomen termijn mondeling of schriftelijk verstrekt.
- Indien de gevraagde inlichtingen mondeling in de vergadering worden verstrekt, dan worden deze als zodanig en voldoende duidelijk opgenomen in de notulen.
- Indien een lid van de partijraad buiten de orde van een vergadering mondeling of schriftelijk inlichtingen verzoekt, dan stelt het partijbureau de leden van de partijraad daarvan zo spoedig mogelijk in kennis.
- Inlichtingen worden aan alle leden van de partijraad verstrekt, tenzij er zwaarwegende redenen zijn dit niet te doen en de partijraad met een eenvoudige meerderheid van stemmen het besluit neemt de inlichtingen niet aan alle leden van de partijraad te verstrekken.
- Ieder lid van de partijraad heeft het recht aan het bestuur of aan leden van het bestuur schriftelijk vragen te stellen. Deze vragen dienen via het partijbureau, via de bestuurssecretaris, of, in bijzondere gevallen, via een bestuurslid te worden ingediend.
- Ieder lid van de partijraad heeft het recht het bestuur of leden van het bestuur te vragen documenten te verstrekken. Deze documenten kunnen via het partijbureau, de bestuurssecretaris of een bestuurslid worden opgevraagd.
- De vragen worden zo snel mogelijk, uiterlijk op de 28e dag nadat ze zijn ingediend, schriftelijk beantwoord.
- De documenten worden zo snel mogelijk, uiterlijk op de 28e dag nadat ze zijn opgevraagd, schriftelijk verstrekt.
- Het bestuur stuurt het antwoord dan wel de documenten zo snel mogelijk schriftelijk naar de leden van de partijraad. De raad kan het bestuur de opdracht geven hun antwoord dan wel de documenten mondeling toe te lichten op de eerstvolgende vergadering van de raad. Het bestuur kan ook uit eigen beweging de raad toestemming vragen de ruimte te bieden haar antwoorden mondeling toe te lichten op de eerstvolgende partijraadsvergadering. Indien de eerstvolgende partijraadsvergadering binnen de beantwoordingstermijn zoals genoemd in lid 2 van dit artikel valt kan het bestuur de raad toestemming vragen de ruimte te bieden haar antwoorden mondeling te geven op deze partijraadsvergadering.
- Indien beantwoording dan wel verstrekking van de documenten binnen de vastgelegde termijn niet mogelijk is maakt het bestuur dit zodra dit hen dit duidelijk wordt schriftelijk en met opgaaf van reden kenbaar aan de partijraad.
- Indien beantwoording dan wel verstrekking van de documenten binnen de genoemde termijn redelijkerwijs niet mogelijk is, gebeurt dit zo spoedig mogelijk daarna. Indien dit niet is gebeurt voor de eerstvolgende partijraadsvergadering ligt het bestuur op deze vergadering mondeling de reden toe.
- Indien er tegen beantwoording dan wel verstrekking van de documenten bezwaar bestaat, wordt dit de vraagsteller dan wel opvrager en alle leden van de partijraad onder opgave van redenen schriftelijk medegedeeld, en ligt het bestuur dit mondeling toe op de eerstvolgende partijraadsvergadering.
- Het bestuur is bevoegd, in overleg met de partijraad, te besluiten tot schriftelijke consultatie indien er met uitzondering van de notulen van de voorgaande vergadering en voortgang in de toezeggingen geen agendapunten zijn die een vergadering van de partijraad noodzakelijk maken.
- Het bestuur kan in spoedeisende gevallen besluiten tot schriftelijke consultatie.
- Schriftelijke consultatie vindt alleen plaats als van de leden geen verzoeken voor beraadslagingen zijn ontvangen.
- Het bestuur informeert de leden van de partijraad wanneer er geen verzoeken voor beraadslagingen zijn ontvangen en consulteert daarbij de leden van de partijraad schriftelijk over de voorstellen. Het bestuur verschaft daarbij op verzoek van de leden van de partijraad aanvullende informatie.
- Bij de schriftelijke consultatie over de voorstellen geven de leden van de partijraad uitsluitend aan of zij 'voor' of 'tegen' zijn of zich 'onthouden'.
- Het bestuur biedt de voorstellen met de uitkomst van de schriftelijke consultatie in de eerstvolgende openbare vergadering van de partijraad voor bekrachtiging aan.
- De partijraadsvergadering is bevoegd partijraadscommissies op te richten en op te heffen. Partijraadscommissies vallen onder de verantwoordelijkheid van de partijraad.
- De partijraad houdt ook bij de vorming van partijraadscommissies rekening met representatie, diversiteit en inclusiviteit. Indien blijkt dat de samenstelling van de commissie weinig divers is, dient de partijraad ofwel te zoeken naar deze diversiteit, ofwel het vormen van deze commissie uit te stellen.
- Leden van de partijraad zijn vrij lid te worden van iedere partijraadscommissie, tenzij de partijraad anders beslist.
- Partijraadscommissies kunnen, indien de partijraad dit wenselijk acht, derden betrekken, die geen lid zijn van de partijraad. Deze derden dienen lid te zijn van de partij.
- De partijraad kan ook commissies vormen die volledig uit derden bestaan. Deze derden dienen lid te zijn van de partij.
- Notulen van de partijraadscommissies worden gedeeld met de partijraad
- Partijraadscommissies hebben geen zelfstandig recht besluiten te nemen namens de raad, maar kunnen bijvoorbeeld de taak krijgen onderzoek te doen voor-, voorstellen te doen aan- en adviezen uit te brengen aan de raad.
- Indien het reglement van orde partijraad BIJ1 conflicteert met het Huishoudelijk Reglement BIJ1 en/of de Statuten van BIJ1 hebben het Huishoudelijk Reglement en/of de statuten altijd voorrang op het reglement van orde partijraad BIJ1.
- Bij een geschil over de toepassing van het reglement van orde partijraad BIJ1 en in de gevallen waarin het reglement van orde partijraad BIJ1 niet of niet voldoende voorziet beslist de voorzitter van de vergadering.
- Indien een of meerdere leden het oneens zijn over het oordeel van de voorzitter bepaalt de vergadering met een simpele meerderheid van stemmen hoe het reglement moet worden toegepast en/of hoe een zaak waarin het reglement van orde niet voldoende voorziet moet worden behandeld.
- De partijraad kan met een simpele meerderheid van stemmen besluiten af te wijken van het reglement van orde.
De partijraadsvergadering is toegankelijk voor alle leden van de partijraad, ook met betrekking tot de locatie van de vergadering. Hiertoe worden tijdig stappen ondernomen, voor bijvoorbeeld schrijf- en gebarentolken, toegankelijke visuele presentaties en andere benodigdheden.
Dit reglement treedt in werking op de eerste dag nadat het door de partijraad is aangenomen.
Wijziging en vervanging van het reglement van orde partijraad BIJ1 vindt plaats middels een simpele meerderheid van ter vergadering aanwezige partijraadsleden. Wijzigingen en vervangingen van het Reglement van orde Partijraad BIJ1 treden in werking op de eerste dag nadat ze door de partijraad zijn aangenomen, tenzij de partijraad anders bepaalt.
Het reglement van orde partijraad BIJ1 is te allen tijde op de website van de partij beschikbaar.
Dit reglement wordt aangehaald als reglement van orde partijraad BIJ1.